Sala konferencyjna priorytetem

Odpowiedni dobór w przypadku sali konferencyjnej to wcale nie taka prosta sprawa. Przede wszystkim warto nastawić się, że będą potrzebne zaangażowanie oraz cierpliwość. Na początek zwróćmy uwagę na to, w jakiej odległości sala konferencyjna mieści się od kuchni. Dlaczego sprawdzenie akurat tego jest takie ważne? To bardzo proste. Często z kuchni dochodzą bowiem bardzo głośne hałasy, które mogą przeszkadzać w efektywnym prowadzeniu konferencji. Ale wiadomo, że przeszkadzające hałasy mogą dochodzić nie tylko i wyłącznie z kuchni. Dużym zagrożeniem jest to, że mogą one dochodzić z zewnątrz. A temu trudno zaradzić. Gdy występuje taka możliwość, to wybierajmy takie sale konferencyjne, gdzie znajdują się podwójne szyby w oknach. To z całą pewnością pomoże uniknąć hałasu, który będzie przeszkadzał w prowadzeniu tak ważnego wydarzenia. Ważną kwestią przy wyborze sali konferencyjnej jest oczywiście lokalizacja. Tutaj mamy do wyboru dwie opcje. Po pierwsze konferencja może odbywać się w miejscu, w którym jednocześnie zamieszkują uczestnicy biorący udział w konferencji. Druga opcja to inne miejsce odbywa się konferencji, a inne noclegu uczestników. Oczywiście, bardziej korzystna, bardziej wygodna i bardziej oszczędzająca czas na pewno będzie ta pierwsza opcja. W tym przypadku o wiele prościej jest wykorzystać czas. Dobierając sale konferencyjne musimy również zwrócić uwagę na sprzęt. Tylko nowoczesny i profesjonalny! W przeciwnym razie konferencja może być nieudana. Dzisiaj bowiem tego typu wydarzenia prowadzone są z zastosowaniem najnowocześniejszych technologii. Dzisiaj nie ma raczej żadnych problemów z tym, aby nowoczesna sala konferencyjna była wyposażona w nowoczesny sprzęt audiowizualny czy multimedialny. To konieczne, aby konferencja zakończyła się powodzeniem. W sali konferencyjnej konieczny jest także dostęp do internetu. Trudno wyobrazić sobie w dzisiejszych czasach nowoczesną konferencję właśnie bez dostępu do sieci. To podstawa obecnie, ponieważ z całą pewnością większość uczestników konferencji przybędzie na to wydarzenie z własnymi komputerami. Bardzo często także osoby prowadzące konferencję muszą także mieć dostęp do internetu.


Oczywiście, wybór sali konferencyjnej to tak naprawdę dopiero początek. Najczęściej profesjonalne sale konferencyjne są już chociaż po części wyposażone. Ale to organizator konferencji powinien jeszcze zwrócić bardzo wiele uwagi na urządzenie tego pomieszczenia. Dzisiaj dostępne są różne rodzaje sal konferencyjnych. Wiele z nich wygląda dość prosto. Liczne sale konferencyjne są jednak bardzo skomplikowane. Dlaczego sale konferencyjne często tak bardzo różnią się od siebie? Większość bowiem zależy od ich zastosowania i przeznaczenia. Trzeba bowiem powiedzieć, że sala konferencyjna służy bardzo często również do organizowania tego typu wydarzeń jak seminaria, warsztaty, szkolenia oraz różnorodne spotkania. Najważniejsze jest to, aby urządzać tak salę konferencyjną, aby uczestnicy konferencji czuli się w pełni komfortowo.

Sale Konferencyjne - definicja oraz ich rodzaje

Konferencja jako niezmiernie ważne wydarzenie, musi odbywać się w odpowiednim miejscu. Do tego przeznaczone są specjalne sale konferencyjne – nowoczesne i profesjonalne. Jeszcze nie tak dawno różnego rodzaju konferencje odbywały się w różnorodnych miejscach. W dzisiejszych czasach jednakże fachowe konferencje odbywają się w specjalnie stworzonych do tego celu salach konferencyjnych. To właśnie zorganizowanie takiego miejsca jest jedną z głównych czynności, jaką należy wykonać w celu zorganizowania konferencji. A trzeba powiedzieć, że przygotowanie takiego wydarzenia na pewno nie należy do zbyt łatwych czynności. Bardzo łatwo tutaj o wiele błędów. Najważniejsze jest bardzo dokładne rozplanowanie i oczywiście wypełnianie precyzyjnie założonego planu. Przygotowanie konferencji to szereg mniej lub bardziej ważnych szczegółów. Na pewno jednak sala przeznaczona do odbycia się konferencji szczegółem nie jest. Nie należy zapominać o tym, że jest to priorytet w przypadku tak ważnego wydarzenia. Warto powiedzieć o tym, że odpowiednio dobrana sala konferencyjna to ogromna szansa na to, że konferencja skończy się powodzeniem. Dlatego organizując konferencję nie zapominajmy o najważniejszej kwestii czyli sali konferencyjnej.

Sale konferencyjne i ich wyposażenie - część 3

Niezwykle istotne wyposażenie sali konferencyjnej, to oczywiście nic innego jak elementy systemu audiowizualnego. Właściwie po co w czasie konferencji stosowane są systemy audiowizualne? Najważniejsze jest to, aby dążyć do zwiększenia percepcji uczestników szkoleń. Niegdyś samo słuchanie nieatrakcyjnych wykładów powodowało to, że uczestnicy szkolenia czy wykładu nie potrafili się skupić. W dzisiejszych czasach stosowanie wielkoformatowych obrazów sprawia, że konferencje i tego typu wydarzenia są coraz bardziej atrakcyjne. Wiele badań pokazuje też, że wprowadzenie tego rodzaju systemów zwiększyło przyswajalność informacji aż o 70%! A to oznacza, że pokazywanie slajdów, filmów itp. elementów sprawia, że konferencje są po prostu o wiele bardziej atrakcyjne dla słuchaczy.


Z czego więc składa się system audiowizualny? Przede wszystkim chodzi o wprowadzenie kilku podsystemów. Głównie – system prezentacji pisma oraz obrazu, system centralnego sterowania wyposażeniem audiowizualnym, jak również te, o których już pisaliśmy - system zaciemnienia oraz sterowania oświetleniem, system nagłośnienia sali, system zaciemnienia i sterowania oświetleniem oraz system tłumaczeń językowych. Najważniejsze systemy to dwa pierwsze. One są niezbędne w kwestii wyposażenia konferencji. Pozostałe systemy także mają znaczenie – dzięki nim cała konferencja jest o wiele bardziej efektywna i „znośna” dla uczestników.


Najważniejszy z systemów, a więc system prezentacji pisma i obrazu to głównie takie urządzenia jak projektor multimedialny (najczęściej montowany pod sufitem sali na odpowiednim uchwycie), ekrany instalacyjne przeznaczone do stałych instalacji, tradycyjne tablice oraz tak zwane tablice interaktywne. Tablica interaktywna daje możliwość przenoszenia pisma do komputera w trybie rzeczywiście i prezentowanie tego na dużym ekranie projekcyjnym.


Istotnym punktem wyposażenia sali konferencyjnej jest system centralnego sterowania. Stosowany jest z bardzo prostego powodu. Chodzi głównie o zminimalizowanie liczby czynności, które są niezbędne do uruchomienia systemu audiowizualnego. Centralne sterowanie używane dzisiaj w salach konferencyjnych pozwala na sterowanie oświetleniem, ekranami rozwijanymi, roletami okiennymi, rzutnikami, wideoprojektorem czy różnego rodzaju urządzeniami fonicznymi. System centralnego sterowania opiera się na stosowaniu panelu dotykowego, który wyglądem przypomina palmtopa. Panel ten posiada odpowiednio zaprogramowane funkcje, które pozwalają na realizowanie konkretnych czynności. Dzięki temu już przyciśnięcie jednego z przycisków powoduje opuszczenie ekranu czy na przykład przyciemnienie światła.


W dzisiejszych czasach coraz większe znaczenie mają konferencje na odległość. Obecnie łatwo dostępny sprzęt elektroniczny pozwala na prowadzenie tego typu konferencji. Istnieje możliwość dokonywania transmisji sygnałów dźwiękowych oraz obrazu do innych sal konferencyjnych, które mogą znajdować się nawet bardzo daleko.


Obecnie sale konferencyjne wyposażane są bardzo różnorodnie i co najważniejsze – nowocześnie. Regularnie wprowadzane są nowe i jeszcze bardziej profesjonalne rozwiązania. A dzięki nim konferencje zorganizowane są jeszcze lepiej i jeszcze bardziej fachowo. A przecież właśnie to jest najbardziej istotne.

Sale konferencyjne i ich wyposażenie - część 2

System tłumaczeń symultanicznych to w dzisiejszych czasach podstawa. Wszystko z prostego powodu – na konferencje i różnego rodzaju spotkania biznesowe przybywa coraz więcej gości z zagranicznych krajów. System tłumaczeń sprawia, że funkcja konferencji jest o wiele szersza. Coraz częściej dochodzi do dyskusji bez konieczności angażowania profesjonalnych tłumaczy dla każdego z uczestników. To rozwiązanie nowoczesne i przede wszystkim – bardzo elastyczne. Dzięki temu każy ze słuchaczy może swobodnie uczestniczyć w dyskusji – niezależnie od tego jaki jest jego język ojczysty. A to usprawnia konferencję i czyni ją jeszcze bardziej efektowną. System tłumaczeń symultanicznych opiera się na specjalnym układzie bezprzewodowym. Każdy ze słuchaczy ma do dyspozycji małe odbiorniki, które są tylko trochę większe od telefonu komórkowego. Odbiorniki te działają na podczerwień. Wyposażone są w słuchawki. Każdy z tłumaczy znajduje się w specjalnie odizolowanych kabinach. To właśnie tutaj każdy z nich dokonuje tłumaczenia. Słuchacze znajdujące się w sali konferencyjnej wybierają odpowiednią dla siebie wersję językową. To, że odbiorniki tego rodzaju działają na podczerwień sprawia, że działają one tylko w obrębie sali. Podczerwień bowiem nie przechodzi przez ściany (a to ma miejsce na przykład, jeżeli chodzi o fale radiowe). Oczywiście, kwestie systemu tłumaczeń są istotne, ale nie możemy także zapominać o najbardziej istotnych sprawach, o których teraz z całą pewnością należy wspomnieć.


Oczywiście, mamy tutaj na myśli krzesła i stoły. Należy zadbać o odpowiednią ilość miejsc. Nie do pomyślenia jest bowiem to, aby dla kogoś z uczestników konferencji zabrakło czy to krzesła czy fotela. Z pewnością istotną kwestią jest także oświetlenie sali konferencyjnej. Na tę kwestię należy spojrzeć przede wszystkim przez pryzmat… zaciemnienia sali z powodu wprowadzenia systemów audiowizualnych. Nie chodzi zatem o to, aby sale konferencyjne były w stu procentach oświetlone. Uczestnicy konferencji powinni mieć stworzone jak najlepsze warunki odbioru informacji. Nowoczesne oświetlenie sal konferencyjnych opiera się dzisiaj przede wszystkim na wprowadzeniu podziału na strefy oraz możliwości prowadzenia płynnej regulacji jasności światła. Sposobem na regulowanie jasności może być m.in. zasłanianie okien. Najlepiej, aby służyły do tego elektrycznie sterowane rolety. W ten sposób na pewno do sali konferencyjnej nie będzie dostawało się niekontrolowane i rozproszone światło, które może zaburzać odbiór tego, co przekazywane jest w czasie konferencji. Dużym zainteresowaniem cieszą się dzisiaj regulowane vertikale.

Sale konferencyjne i ich wyposażenie - część 1

Z pewnością czasy, kiedy sala konferencyjna miała po prostu posiadać stoły i krzesła, bezpowrotnie minęła. Dzisiaj na temat wyglądu, a przede wszystkim wyposażenia sal, dyskutuje się sporo. Dostępnych jest wiele różnego rodzaju rozwiązań – wszystkie coraz bardziej fachowe i nowoczesne. A wszystko to z bardzo prostego powodu – sale konferencyjne to miejsca, które są niejako wizytówką danego przedsiębiorstwa. Muszą zatem nie tylko elegancko i ekskluzywnie się prezentować, ale przede wszystkim być bogato wyposażone (głównie pod względem technicznym). To na pewno sprawi, że konferencja okaże się wielkim sukcesem. Ale zanim do tego dojdzie, należy wszystko bardzo precyzyjnie przygotować. W dzisiejszych czasach sala konferencyjna posiadająca tylko meble i projektor na pewno nie jest godna nazywać się salą konferencyjną. Wszystko wygląda oczywiście o wiele bardziej profesjonalnie. Obecnie bowiem możliwości są bardzo duże. A to sprawia, że i wymagania ciągle rosną.

Nikogo z całą pewnością nie trzeba uświadamiać, jak bardzo istotne jest odpowiednie nagłośnienie w sali konferencyjnej. Niedosłyszenie wypowiedzi w czasie tak ważnego wydarzenia, oznacza jego katastrofę. Dlatego też to właśnie na nagłośnienie zwraca się uwagę w pierwszej kolejności. Profesjonalne przygotowanie nagłośnienia wykonuje dzisiaj wiele firm. Najczęściej sale konferencyjne wyposażane są w ogólne nagłośnienie sali. To najczęściej zestawy kolumn, które umieszcza się na ścianach. Często stosowane są również głośniki sufitowe. W wielu salach konferencyjnych znaleźć można również nagłośnienie indywidualne, zorganizowane dla każdego z uczestników konferencji. W dzisiejszych czasach nagłośnienie sal konferencyjnych opiera się przede wszystkim na projektowaniu oraz wykonywaniu nagłośnienia zintegrowanego z systemami konferencyjnymi, wideokonferencyjnymi, telekonferencyjnymi itd. Nagłośnienie sal tego typu dzielone jest głównie na strefy posiadające głośniki kierunkowe, systemy tłumaczeń symultanicznych czy np. radiowęzłów.